企业内部控制之采购业务

那次我们已经如是说了产品销售产品分销循环式，此次着重于如是说订货产品分销中的外部掌控关键点

先说说订货产品分销应努力做到的有关外部掌控

1、职能分立

请购与审查应职能分立；网上申购与证实分销商应职能分立；合约的订下与审查应职能分立；订货与环评应职能分立；订货、环评与有关财务管理会计历史记录应职能分立；退款此审查与继续执行应职能分立。

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2、订货方案

本年度及当月制造方案：制造方案部根据产品销售职能部门的产品销售预估，基本建设本年度制造方案及慢速的当月方案。

金属材料市场需求方案：订货部据此制造方案，基本建设金属材料订货方案。

当中：对因拆解或减少制造需要新增的订货量，订货部及时处理展开订货方案修正，经订货职能部门有关人士审查后，预览订货方案。

3、请购

库房或市场需求职能部门填制请购单。

当中：对于金属材料请购，仓管员需紧密结合公司供应量，科学合理基本建设订货明确提出申请；经职能部门有关人士盖章后，递交订货部审查证实（避免订货市场需求的多次重复明确提出）后，交予资金财政预算部副展开审查、盖章。审查顺利完成后，请购单交予订货员展开交付。

4、证实分销商

公司创建分销商候选库，通过投标或平价形式证实分销商。

甄选分销商时，由包括订货、制造、财务管理、产品质量鉴别、使用基层单位协力审查、证实，避免出现高价投标、行贿受贿、陪标等意外事件，引致订货军用物资产品质量以次充好、减少订货生产成本等情况。

5、订货价格的证实

公司由管理层以及订货、制造、财会等职能部门组成订货价格委员会，大宗商品或劳务订货等采用投标形式证实订货价格；其他商品的订货，根据市场行情制定最高订货限价。

6、订货订单

依据订货货物或劳务的类型，公司授予相应的请购权，明确有关职能部门或人员的职能权限及相应的请购程序，形成有权批准订货订单或合约的人员名单表。

请购职能部门明确提出的订货市场需求，应当明确订货类别、规格、数量、有关要求和标准、到货时间等；由明确提出货物或劳务市场需求以外的人员独立核准订货订单，如涉及特殊条款，需由专门的律师或法律顾问审查。

7、货物环评

公司创建规定的环评制度、环评标准和经批准的订单、合约等订货文件，由独立的环评职能部门或专人对所购物品或劳务等的品种、数量、产品质量等内容展开环评，出具环评报告。

8、企业应创建具体措施，加强和高度重视对分销商的供应过程管理。

9、退货、折让管理

如出现来料不良，订货职能部门需及时处理与分销商协商，分以下两种情况：

（1）来料不良退运

产品质量部对需退运的货物展开单独标识，并放置在收货隔离区。公司退运货物填写退货明确提出申请单，经有关职能部门审查，并附有相应的品质不良判定报告。

（2）来料不良折价

折让金额需经授权人员批准，订货人员根据批准的折让金额填写购货折价单，递交财务管理职能部门修正应付账款。

再说说订货产品分销中与财务核算有关的外部掌控

（一）订货的基本类型

按订货对象分为有形物品订货和无形服务订货。

1、有形物品订货

（1）机械设备订货（2）原金属材料订货（3）零部件订货（4）MRO订货（用于维护、修理及运营的杂项物件和备品的订货，物料通常都是低值物品）。

2、无形服务订货

（1）技术订货（包括专利、商标、版权和专利技术等的使用权转让）（2）服务订货（售前、售后、专业和物流）（3）工程发包（厂房、办公楼等的建设与修缮）。

【注：下述财务管理外部掌控和应付账款管控，主要如是说存货订货有关外部掌控。】

（二）财务管理外部掌控

实物到货后，库房展开收货，经由环评职能部门环评并出具环评报告，方可正式入库；财务管理以收货单作为证实存货依据，具体步骤如下：

1、订货部制作《订单》，经公司外部核准后，形成正式《订货订单》或《订货合约》，订货下订单给分销商，经分销商证实后，分销商签章回传订单或合约。

2、实物到货时，库房职能部门应将订单与实物清点比对后，在货代司机提供的送货单或快递单上盖章。库房将实物暂放待检验区域，并展开系统收料处理，形成收货单，库房打印收货单并盖章。

3、环评职能部门至库房展开收料品质检测，应出具《环评报告》（一式三联：环评职能部门、库房、订货分别留存）。库房对环评合格的货物展开正式入库，形成入库单。库房打印入库单并盖章，与《环评报告》及送货单、收货单一并交予订货。

4、订货将收货单、入库单、《环评报告》、送货单与《订货订单》、《订货合约》展开初步核对后，定期（如每月底）将上述单据递交财务管理。

5、财务管理对订货提供的单据展开完整性和一致性比对，展开立账处理。

如发现分销商供货产品质量问题需退货，分如下两种情况：

（1）财务管理未立账：库房收料后、正式入库前，经品质部判定原金属材料来料不良需退运，实物退运出库时库房需展开入库负数反冲，财务管理无需立账。

（2）财务管理已立账：产线制造过程中发现原金属材料不良，经品质判定系分销商供货不良，与分销商证实后期展开退货，财务管理需展开反分录冲销（如已获取分销商产品销售发票，需再次获取红字冲销发票）。

【注1：对于实际生产成本法下的尚未到货的金属材料，一般来说，所有权已经属于购买方，需先证实在途物质，实物收料后再转入原金属材料。】

【注2：公司应有具体外部掌控措施保证存货立账的完整性，如财务管理每月将订货入库历史记录与当月立账历史记录展开比对。】

6、应付账款暂估

应付账款暂估可理解为货到票未到的产品分销，账龄一般为30天。

财务管理应形成应付账款暂估备查账，及时处理展开暂估入账登记和暂估冲销登记：货到票未到的、当月月底暂估，发票到达当月，展开应付暂估冲销。

当中：存货暂估单价按照合约协议价、当月或者近期同类商品的订货单价、当月或者近期类似商品的订货单价等，暂估金额一般按不含税单价证实。

【注：暂估备查账包括分销商名称、商品品名、规格、入库日期、入库单编号或其他索引号、入库数量、单价、暂估金额等。】

7、退款历史记录

出纳根据订货合约约定的退款期限，展开结算退款。

8、期末余额为负数的应付账款

不可直接展开重分类，需紧密结合具体情况分析引致负数的原因，如是否系核算基层单位名称挂错；是否系存货已入库，未取得合格发票，而款项已支付等。

9、企业所得税的汇算清缴修正

根据《国家税务总局关于印发